مديريت تغيیر

سید محمد مجابی

بهار 86

مقدمه:

مديريت تغيير يك عنصر مهم در مديريت يك سازمان و يا يك صنعت مي‌باشد.

اين نوع مديريت از بسياري از حوادث جلوگيري مي‌كند. با تغيير و يا حذف عوامل به وجود آورنده حادثه.

در واقع مي‌توان گفت كه بسياري از حوادث بزرگي كه در صنعت رخ مي‌دهد به علت نبود مديريت تغيير مناسب مي‌باشد. هدف از مديريت تغيير برقرار كردن فرآيندهايي است كه سلامت انسان را تضمين مي‌كند.

مديريت تغيير در استانداردهاي ايمني از جمله: ISO, HSE, OHSAS, OSHA  از اهميت بسياري برخوردار مي‌باشد كه ما در اين جا به بررسي اين مديريت در HSE و OSHA مي‌پردازيم.

چكيده:

مديريت تغيير عنصر جدايي ناپذير نظام مديريت ايمني مي‌باشد. براي تغيير دادن فرآيند سيستم چهار تغيير عمده صورت مي‌گيرد. كنترل ريسك ها احتياج به يك برنامه مشخص دارد و براي رسيدن به هدف خود سازمان و تشكيلات را تغيير مي‌دهد. مديريت تغيير يك فرآيند رسمي ‌مي‌باشد.

رايج ترين دليلي كه يك شركت به اجراي مديريت تغيير مي‌پردازد اين است كه خود را با استانداردهاي مربوطه تطبيق دهد. رايج ترين استفاده آن در مديريت تكنولوژي، مديريت استراتژيك و مديريت فرآيند است. برنامه مديريت تغيير بايد قابل دسترس براي تمام افراد سازمان باشد. اين مديريت باعث مي‌شود كه تغييرات سريع و بدون خسارت پيش روند.

هدف از مديريت تغيير، برقرار كردن فرآيدهايي است كه براي تضمين سلامت و امنيت انسان‌ها لازم هستند.

فرآيند برنامه‌ريزي پيشرفته براي رسيدن به هدف، سازمان  و تشكيلات را تغيير مي‌دهد. به طور نمونه هدف  كم كردن خطر نقص از انجام تغييرات مي‌باشد.

ديسيپلين و مقرارت مديريت تغيير بيشتر افراد با فرهنگ مشابه را بررسي مي‌كند و اين مديريت به روانشناسي صنعتي مربوط مي‌شود. مديريت تغيير هم مي‌تواند reactive باشد يعني تازه فعال شده كه اين مديريت تغييرات را در محيط بزرگ پاسخ مي دهد(منبع آن تغييرات خارجي است) و همچنين مي‌توان Proactive باشد يعني از قبل فعال بوده كه اين مديريت تغييرات را براي رسيدن به هدف مطلوب از پيش آغاز كرده( منبع آن تغييرات داخلي است)

مديريت تغيير برمبناي برنامه‌هاي منظم اجرا مي‌شود مثل بازديدهاي ساليانه، مديريت تغيير مي‌تواند از چند زواياي مختلف به هدف نزديك شود و توسط تعداد زيادي فرآيندهاي سازماني به كار برده مي‌شود. رايج‌ترين استفادة آن در مديريت تكنولوژي اطلاعات، مديريت استراتژيك و مديريت فرآيند است. زماني مديريت تغيير مؤثر واقع مي‌شود كه در آن نظم وجود داشته باشد و قابل دسترس براي همة سازمان‌ها باشد اگرچه انجام فرآيندهاي تازه و تكنولوژي‌ها در مديريت تغيير مؤثر هستند. مديريت تغيير فرآيند رسمي است كه قادر مي‌سازد گروهي تغييرات را ارزيابي و تصويب و سنديت دهند قبل از آنكه آن تغييرات اجرا شود. استفاده از تكنيكها و روشهاي آزمايش شده از خطاهای جديد اجتناب كرده و نقص‌ها را به حداقل مي‌ رساند.

زماني كه به سيستمي هشدار داده مي‌شود، هر تغيير پيشنهاد شده براي محافظت از جان انسانها بايد موافقت و ثبت شود. فرآيند مديريت تغيير باعث مي‌شود تغييرات سريع و اصولی و بدون خسارت پيش روند.

چهار مرحله مديريت تغيير:

1-      برنامه‌ريزي: وقتي نياز به تغيير تشخيص داده شود تغييرات برنامه‌ريزي، جدول‌بندي و هماهنگ‌مي‌شوند و وارد سيستم مي‌شوند.

2-      تصويب: كارشناس، درخواست تغييرات را بررسي مي‌كند و احتياجات را تشخيص مي‌دهد . موارد پيشنهاد شده یا تصويب و يا رد مي‌شوند.

3-      اجرا: بعد از تصويب فاز اجرا شروع ‌مي‌شود.

4-      نتيجه: در مرحلة آخر ، نتيجة تغييرات ثبت مي‌شود.

مواردی  که در یک مدیریت تغییر موثر مورد استفاده قرار می گیرند عبارتند از:     

      _     نرم‌افزار mos

-       استانداردهاي صنعت

-       خلاصة مقررات، استاندارها و نوآوريهاي مربوط به مديريت تغيير

شايد رايج ترين دليلی که يك شركت به اجراي moc مي‌پردازد اين است كه با استاندارها يا مقررات مربوطه مطابقت پيدا كند. شما بسته به صنعتي كه در آن فعاليت مي‌كنيد ممكن است تحت پوشش OSHA ، طرح مديريت ريسكEPA ، برنامة‌مديريت UOCFR، سوي ايزو و ساير مقررات باشيد مهم اين است كه اين تغيير را دنبال مي‌كنيد.

-نرم افزار مديريت امنيتي OSHA شامل راهكارهايي براي مديريت ريسك مجموعه خطا‌هايي است كه درصد بالايي از ريسك را  دارند. اين برنامه همچنين شامل بخشي به نام مديريت تغيير OSHA 1910-119 مي‌باشد .

اين بخش هرچند كارهايي را كه بايد تحت پوشش برنامة MOS قرار مي‌گيرد را به ما اطلاع مي‌دهد اما دقيقاً چگونگي انجام آن‌ها را  نمي‌گويد.

مديريت تغييرEPA

دربرنامة مديريت ريسك EPA ، با راهكارهايي كه به ما مي دهد مديريت كردن تغييرات را براي ما ممكن مي‌سازد. مثل برنامه اوشا اين برنامه،‌چيزهايي را كه بايد به وسيلة‌برنامه MOS پوشش داده شوند را به ما مي‌گويد اما نه چگونگی  انجام آن‌ها را.

-كنترل امنيت

كنترل امنيت برنامة MOS، بخشي از مراقبت‌هاي امنيتي ICCA مي‌باشد (كنسول بين‌المللي معاملات شيميايي). اين كنترل امينت شامل برنامه‌هايي است كه در 52 كشور جهان تمرين مي‌شود.

بعضي از شركت هاي بين‌المللي شركت كردن در امر كنترل امنيت را براي كارمندهايشان ضروري مي‌دانند. به عنوان مثال كنسول شيمي آمريكا لازم مي‌داند كه تمام كارمندهايش از سيستم مديريت كنترل امنيت ، مطلع باشند و از آن پيروي كنند.

1.MOS:management  of safety                        

بعضي از معاملات شيميايي‌ملي

مسئوليت مراقبت              كنترل امنيت

برنامهMOS قسمتي از مراقبت‌هاي امنيتي(ICCA) مي‌باشد.

به عنوان مثال كنسول شيمي آمريكا احتياج دارد كه نام كارمندانش از سيستم مديريت كنترل امنيت پيروي كنند كه برنامة‌MOS را به عنوان تركيبی از ابزارها معرفي كند

ANSI/ISA S840O1

انيستيتوي ملي استاندارد آمريكا(ANSF)

مديريت تغيير:

مديريت تغيير، عنصر جدايي ناپذير نظام مديريت ايمني فرآيند (PSM) است. MOC بر طبق تعريف عبارت است از:

·    خط‌مشي‌ها و روش‌هايي كه اطمينان مي‌دهد تغيير اعمال شده در يك فرآيند به خارج شدن پارامترها/ معيارهاي ايمني تعريف شده از محدوده قابل قبول منجر نمي‌شود.

·       MOC يكي از عناصر ضروري در نظام مديريت ايمني واحد است.

·       مديريت تغيير به معناي مديريت حوادث بالقوه است.

نيازها به MOC

آمار ارائه شده در جدول زير فوق‌العاده مهم است:

80 درصد حوادث در ابعاد بزرگ در واحدهاي فرآيندي نهايتاً به مديريت نامناسب تغيير بر مي‌گردد.

تغيير براي حيات يك شركت اجتناب ناپذير است. از اين رو صنایع مجبور هستند فرآيندهاي خود را به طور مدوام بهبود بخشيده و با استانداردهاي صنعت مطابقت داشته باشند

 

1.PSM:process safety management                                                  

2.MOC:management of change                                                        

مدیریت تغییر در هر سازمانی نیازمنده 4 تغییر عمده میباشد که شامل موادر زیر است:

1. تغيير در تكنولوژي فرآيند

در مرحله‌ طراحي واحد، پيش‌بيني‌هاي لازم براي لحاظ داشتن نظام‌هاي ايمني به عمل مي‌آيد. چنانچه تغييري در طراحي اوليه مدنظر باشد لازم است مطالعات كافي‌صورت‌گيرد تا ازايمني كامل‌شرايط جديد اطمنيان كافي به‌دست آيد.

2. تغييرات در خود تأسيسات

اضافه نمودن تجهيزات يا تغيير در وضع موجود مواردی همچون سرویس و نگهداری و تعمیرات به این بخش مرتبط است.

3. تغييرات سازماني

اين مورد شامل موارد زیز است:

-       انتصاب فردجديد براي يك سمت سازماني و ارجاع مسئوليت‌ها به وي

-       كاهش/ افزايش تعداد كاركنان در يك بخش يا تغييرات در شرح‌وظايف

 4. تغييرات در روش‌ها

گاهاً اتفاق مي‌افتد كه در يك واحد فرآيندي با مجوز يكي از افراد مسئول از شرايط طراحي اوليه عدول مي‌شود. چنين تغييري تنها در صورتي مجاز است كه ارزيابي ريسك ناشي از آن انجام گرفته و نتيجه حاصل ثبت شده باشد.

مطالب ديگري كه در رابطه با MOC حائز اهميت است توجه به تغييرات موقت مي‌باشد كه در هر حال نياز به ارزيابي ريسك دارد. بنابراين ارزيابي ريسك در قالب MOC براي هر دو نوع تغييرات يعني تغييرات موقت و دائمي مصداق دارد.

نحوه كنترل

كنترل ريسك ناشي از تغييرات، نيازمند داشتن يك برنامه مشخص است. عناصر اين برنامه عبارتند از:

-       سيستم شناسايي تغييرات و داشتن نظامي براي ثبت آن‌ها

-       مكانيزم‌هاي تغيير

-       آموزش افراد

-       نظام مديريت اطلاعات (IMS)

-       مميزي

استراتژي سازمان در مورد هر يك از افراد فوق بايستي در خط مشي MOC لحاظ شده باشد.

1.IMS:information management system                                                                       

منابع:

جزوه آموزشي دوره هاي HSE

جزوه آموزشي دوره هاي OSHA

سايت هاي اينترنتي مديريت تغيير